El proceso de gestión de nómina conlleva múltiples pasos y es una gran responsabilidad. De ello depende el correcto pago de sueldos y salarios de los colaboradores que, en el caso de las grandes empresas, impacta a muchas personas.
Esto implica realizar las deducciones de Ley -retenciones e impuestos-, además de aquellas que se derivan de incumplimientos y prestaciones del empleado -faltas, retardos, permisos, vacaciones-.
Para lograr hacer correctamente el procedimiento, cuando no está automatizado, es necesario llevar a cabo un registro controlado de asistencia e incidencias, validación de datos, etc.
El registro de incidencias es sin duda uno de los pasos más delicados y donde más porcentaje de error puede haber. Especialmente en el ingreso de datos como: nombres, números, fechas, RFC, FIEL, códigos, cantidades de dinero, etc.
Utilizar nóminas anteriores como base para la elaboración y actualización de las siguientes, también es una frecuente fuente de errores, pues de este modo puede no llevarse a cabo un seguimiento adecuado de los cambios en el registro de nómina, que suele ser impredecible.
Una incidencia mal registrada o mal pagada conlleva ajustes, multas por parte del SAT o pagos adicionales. En definitiva, representa tiempo y dinero extra, perjuicios para el colaborador, y en caso de ser un error más grave, incluso acarrea sanciones.
¿Cuáles son esos factores más comunes?
- Ausencias: no asistir al trabajo o dejar las labores antes de completarlas son motivos de descuento o de despido, según la Ley Federal del Trabajo.
- Retardos: las sanciones a este tipo de fallas dependen de lo estipulado en los reglamentos internos de cada empresa. Pueden ir desde omisiones en el registro de entrada o salida y permisos, hasta los denominados días económicos, con previa autorización.
- Incapacidades: cuando el empleado no puede ir a trabajar o realizar su función porque se encuentra enfermo o fue víctima de un accidente de trabajo. Un registro médico por parte de la institución de salud donde está asegurado corrobora las condiciones de la incapacidad, a fin de determinar el tipo de descuento o abono que se le debe realizar.
- Vacaciones: la prima vacacional se refiere a los días remunerados de descanso a los que cada colaborador tiene derecho, según el tiempo que lleva en la empresa.
- Incapacidad por maternidad: toda empleada tiene el derecho a ausentarse del trabajo durante 42 días antes y después del parto, y recibir su salario completo.
- Cálculo de las retenciones de impuestos y aportaciones de ISR, IMSS o Infonavit.
- Percepciones y bonificaciones extemporáneas.
Son muchos los factores que modifican y determinan el cálculo de la nómina. Por esta razón, la mejor forma de lograr un control eficiente y una administración sin margen de error es automatizar el proceso de nómina.
